Skuteczne zarządzanie projektami z Generative AI

Co wpływa na dobrze zrealizowany projekt?

W świecie zarządzania projektami efektywność często zależy od zastosowania sprawdzonych technik i strategii, które pomagają zespołom lepiej realizować swoje cele. Metodyki takie jak Agile, Scrum czy Lean oferują wypróbowane ramy pracy, które ułatwiają zrozumienie postępów, pomagają w identyfikacji i eliminacji przeszkód oraz zwiększają przejrzystość dla wszystkich zaangażowanych stron.

Na skuteczne realizowanie projektów wpływają również same zespoły i tworzący je ludzie. To właśnie dlatego prowadzi się intensywne badania pomagające zrozumieć nasze zachowania w miejscu pracy. Pozwalają one na zrozumienie dynamiki zespołowej i określają jak różne czynniki takie jak struktura zespołu, komunikacja, dywersyfikacja umiejętności i styl przywództwa, wpływają na wydajność.

Równocześnie, postępy technologiczne stwarzają obiecujące możliwości poprawy efektywności i skuteczności zarządzania projektami, a wiele organizacji z nadzieją patrzy na te nowe możliwości, w tym na wykorzystanie tzw. Generative AI.

Czym jest Generative AI

Generative AI to podkategoria sztucznej inteligencji, która polega na tworzeniu nowych, często nieprzewidywalnych wyników na podstawie dostarczonych danych. Te najbardziej typowe przykłady wykorzystywania generatywnej AI obejmują tworzenie unikalnych obrazów, tekstu lub muzyki.

W kontekście procesowania tekstu absolutnym liderem popularności jest ChatGPT, który od dobrych kilku miesięcy zaskakuje tempem rozwoju i kolejnymi możliwościami swoich modeli bazowych.

Mówiąc o przetwarzaniu obrazu należy wspomnieć o Midjourney, czyli naszym prywatnym specjaliście od tworzenia unikalnych ilustracji na podstawie tzw. promptów, czyli poleceń tekstowych.

W nieco mniej popularnym, jednak niemniej zaskakującym świecie generowania muzyki, popularność zyskują takie rozwiązania jak AudioCraft czy MusicLM od przedstawicieli świata BigTech.

Czy wspomniane powyżej narzędzia mogą nam jednak pomóc w przypadku projektów i inicjatyw, od których zależy nasza firmowa reputacja?

Zabezpiecz budżet i zasoby

Przekonywanie przełożonych do przeznaczenia pewnej części budżetu i firmowych zasobów na twój projekt nie należy do najłatwieszych zadań. W epoce generatywnego AI sprawy mają się jednak nieco inaczej.

Ekstrakcja i sumaryzacja tekstu to dwie kluczowe techniki przetwarzania języka naturalnego, które są niezwykle pomocne przy tworzeniu one-pagerów - jednostronicowych dokumentów podsumowujących kluczowe informacje o danym projekcie lub inicjatywie. Algorytmy AI są w stanie przetworzyć dostarczone informacje i stworzyć z nich zwięzłe, czytelne podsumowanie. Co więcej, sztuczna inteligencja jest w stanie dostosować styl i strukturę podsumowania do określonych potrzeb użytkownika, na przykład wybrane aspekty projektu, które mogą być ważne dla określonego odbiorcy.

Sztuczna inteligencja może też okazać się nieoceniona w identyfikowaniu luk w argumentacji. Dzięki swojej zdolności do analizowania i rozumienia języka naturalnego, AI jest w stanie przeprowadzić szczegółową analizę każdego argumentu pod kątem logiki, spójności i kompletności. W ten sposób, managerowie mogą zidentyfikować potencjalne słabe punkty w swoim podejściu i odpowiednio je poprawić.

Aby przetestować ten aspekt generatywnego AI spróbuj przeprowadzić kilka konwersacji z ChatemGPT w wersji Plus. Tworzenie one-pagerów na zadany temat nie powinno być problemem, szczególnie, jeśli wykorzystasz techniki pogłębiania kontekstu rozmowy i umożliwisz modelowi uzyskanie od ciebie dodatkowych informacji.

Zarządzaj ryzykiem w sposób świadomy

Donald Rumsfeld, były sekretarz obrony Stanów Zjednoczonych, podzielił się kiedyś trafną obserwacją na temat zarządzania ryzykiem w sytuacjach kryzysowych, kiedy to napotykamy tzw. “nieznane niewiadome”:

(…) As we know, there are known knowns; there are things we know we know. We also know there are known unknowns; that is to say we know there are some things we do not know. But there are also unknown unknowns—the ones we don’t know we don’t know. And if one looks throughout the history (…) it is the latter category that tends to be the difficult ones.

Jak generatywne AI może minimalizować wpływ nieznanych niewiadomych na projekty, którymi zarządzamy?

AI może pomóc w tworzeniu bezpiecznego środowiska do eksperymentowania i uczenia się, co jest kluczowe dla zrozumienia “nieznanych niewiadomych”. Możemy tworzyć symulacje, które pozwalają zespołom próbować różnych strategii i rozwiązań bez ryzyka rzeczywistych negatywnych konsekwencji. Możemy również decydować się na przeprowadzanie konwersacji z modelem językowym bez narażania się na podświadome blokady i próby zaprezentowania się bardziej kompetentnie, niż wskazują na to nasze umiejętności.

Sztuczna inteligencja, choć nie posiada emocji czy świadomości, jest niezwykle przydatna do podważania naszych własnych założeń i przekonań. Modele językowe mogą być skalibrowane tak, aby stronniczość, uprzedzenia i błędy myślowe wykrywać na etapie pierwszych draftów naszego planu. Zanim zaczniemy, warto również poprosić model o checklisty z danego obszaru domenowego, które o kolejne kilka procent zminimalizują ryzyko realizowanego projektu. Sam model na etapie jego trenowania pozyskał kluczowe informacje z tysięcy różnych źródeł, więc warto tę wiedzę wyłuskiwać.

Jak sprawdzić to w praktyce? Chociażby decydując się na pogawędkę z ChatemGPT Plus opartym o GPT-4, czyli modelem który rozumowanie i wyciąganie wniosków opanował na naprawdę zaskakującym poziomie. Przedstaw swój plan, zapytaj model o jego słabe punkty i zobacz efekty.

Więcej na ten temat zobaczysz w tym filmie na naszym kanale

Zadbaj o warstwę wizualną

Wizualizacja informacji to kluczowy aspekt komunikacji, zarówno w codziennym życiu, jak i w świecie biznesu. Wizualizacje pomagają zrozumieć złożone informacje, odkrywają wzorce i trendy, a także podkreślają kluczowe elementy komunikatu. Już dzisiaj generatywne AI może odegrać kluczową rolę w tworzeniu skutecznych wizualizacji.

Generatywna AI może dla ciebie tworzyć wykresy i diagramy na podstawie surowych danych, przyspieszając proces tworzenia wizualizacji i zapewniając większą spójność. Może też generować różne wersje logotypów, schematów kolorów czy innych elementów identyfikacji wizualnej, dając zespołowi wiele opcji do wyboru i przyspieszając proces decyzyjny. AI może już dzisiaj generować proste animacje i filmy na podstawie skryptów i wytycznych, co jeszcze kilka lat temu wydawało się wręcz niemożliwe do osiągnięcia przez algorytmy.

Wg danych, niemal 65% badanych to tzw. “visual learners”, co oznacza, że najlepiej przyswajają informacje, gdy są one prezentowane w formie graficznej. Tak więc, wizualizacje mogą pomóc ludziom lepiej zrozumieć i przyswoić informacje, co jest szczególnie ważne w zarządzaniu projektami, gdzie dane są często złożone i wielowymiarowe.

W tym kontekście warto przetestować Midjourney, a także ChatGPT wspomagany przez narzędzie Code Interpreter. A jeśli pracujesz z pakietem Office, to prędzej czy później doświadczysz możliwości generatywnego AI dzięki Microsoft 365 Copilot.

Świadome wykorzystywanie możliwości AI

Kluczem do pełnego wykorzystania mocy generatywnych modeli AI jest zmiana naszego podejścia do nich.

Te modele nie są po prostu lepszymi wyszukiwarkami internetowymi, które podają gotowe odpowiedzi na nasze pytania. Zamiast tego, są narzędziami, które wymagają interaktywnej współpracy i dynamicznego dostosowywania do konkretnych wymagań i warunków projektu.

Oznacza to, że musimy nauczyć się, jak najlepiej wykorzystać te narzędzia, dostarczając im odpowiednich informacji, podążając za ich wskazówkami, ale również dostosowując je do naszych konkretnych potrzeb. To jest prawdziwa moc generatywnego AI - nie tyle dostarczanie gotowych odpowiedzi, ile wspieranie nas w podejmowaniu lepszych decyzji, umożliwiając nam skupienie się na tym, co najważniejsze w zarządzaniu projektami - dowożenie rezultatów.